Онлайн-касса существенно отличается от техники старого образца не только самим устройством, но также функционалом и алгоритмом использования. Специально для частных предпринимателей эти приспособления дополнены фискальным накопителем, позоляющим формировать чеки и автоматически отправлять собранные данные прямо в налоговую службу.

Официально перейти на современный формат расчёта рекомендовалось ещё в 2017 году, хотя некоторым категориям бизнесменов всё-таки предоставили временные отсрочки для окончательного решения (вплоть до 1 июля 2019). Теперь же абсолютно все коммерсанты должны проводить любые расчёты с применением усовершенствованных аппаратов и сотрудничать с оператором фискальных данных.

Но есть ли резон в подобных нововведениях? Что вообще представляет собой онлайн-касса для ИП и как выбрать подходящую модель?

Законодательные нормы установки ККТ

На юридическом уровне вопрос насчёт онлайн-отчёто детально рассмотрен в федеральном законе №54. Именно там закреплён наиболее полный перечень сфер, где работа с кассовым аппаратом априори обязательна. Типичные схемы УСН «доходы» или «доходы минус расходы» применяют при расчётах с клиентами, даже если прибыль пока не ожидается. Заодно требования касаются ИП, которые работают на:

  • ЕНВД (со штатом и без);
  • ПСН;
  • патенте;
  • «вменёнке» (без штата).

Согласно смежного закона № 129, отсрочку в применении ККТ до 1 июля 2021 года включительно получили только проекты без нанятых сотрудников с трудовыми договорами, которые работают сфере услуг или же продают авторские товары. Фактически, пока это единственная отсрочка, которая действует, ведь у предыдущих исключений давно прошли все сроки. Так ФНС пытается плавно перевести предпринимателей на онлайн-кассы.

Правила использования онлайн-кассы ИП

Закон № 54 также целиком регулирует детали перехода на онлайн-кассу и общие правила её эксплуатации. Поэтому старт использования устройства для ИП включает базовые условия:

  • приобретение техники, соответствующей всем утверждённым нормам (реестр ККМ, подписанный налоговыми службами);
  • выбор подходящего оператора фискальных данных из предложенного списка и заключение сделки с применением ЭЦП;
  • оплата услуг согласно с установленными тарифами;
  • подсоединение терминала к источнику сети (Wi-Fi, Ethernet или G/4G) и настройка соединения;
  • регистрация аппарата по месту реализации деятельности (личный визит в офис налоговой или через портал nalog.ru).

Заодно многие эксперты подчёркивают, что здесь также нужно уточнять возможность работы кассы с определёнными кодами маркировки. Стоит вручную проверять, внесена ли та или иная ККТ в соответствующий реестр ФНС для работы в конкретной сфере. Если же аппарат не состоит в данном перечне, то применять его для продажи товара запрещено законом. Причём, даже когда выбранная ККТ давно сертифицирована, всё рано необходимо своевременно проверять актуальность прошивок.

Общие требования к кассе

Помимо самого факта наличия у ИП онлайн-кассы, техника должна быть непременно подсоединена к Интернету для передачи собранных сведений оператору фискальных данных напрямую. А он обеспечивает дальнейший доступ налоговых органов к данным о продажах. Ради удобства, встроенное устройство проводит операции в автоматическом режиме, поэтому кассиру не приходится выполнять дополнительные действия, только контролировать корректную работу прибора. Ориентируясь на стандартные параметры, ККТ должна соотетствовать следующим запросам:

  • формирование и отправка чеков по номеру телефона или e-mail;
  • обмен данными со встроенной фиксальной памятью;
  • получение ответного подтверждения от оператора;
  • распечатка QR-кода (обязательный реквизит в базе);
  • повторная отправка информации в ОФД при случайном сбое;
  • отчёт кассиру, что отправление не получено оператором.

Изучая, как следует пользоваться онлайн-кассой, заодно важно учитывать 2 способа возможной оплаты: наличными или банковской картой. Иногда это бывает одновременно, ведь современные программы позволяют совмещать оба варианта, формируя в итоге общий чек. Но при такой процедуре стоит указывать параллельно две суммы, внесенные отдельно.

Общие требования к фискальному накопителю

Фискальный накопитель нужен, чтобы выполнять сбор, хранение, передачу и надёжную защиту сведений об проводимых операциях и внутренних отчётах. Но само устройство имеет весьма скромный ресурс памяти – только 13, 15 и 36 месяцев для записи данных. Приборы с максимальной границей по срокам обычно применяются в сфере обслуживания или для специальных налоговых систем («вменёнки», УСН, ЕСХН или патенты). Действует подобное условие, как для коммерсантов, так и для остальных предприятий, но исключает:

  • фирмы, продающие алкоголь;
  • платёжных агентов;
  • сезонные коммерции;
  • компании в режимах с ОСН.

Отдельные модели онлайн-касс вовсе продаются уже в наборе с фискальным накопителем, и его нет необходимости докупать дополнительно. Даже цена в комплекте выходит намного ниже, чем стоимость устройств по отдельности.

Оформление онлайн-кассы в налоговой

Едва всё оборудование для работы с закуплено, непременно стоит оформить карточку регистрации в налоговой службе. Ради экономии времени, все ИП имеют право воспользоваться услугами удалённой подачи документов в личном профиле государственного сайта nalog.ru с активацией ЭЦП. Единая процедура оформления ККТ такая же, как и для юридических лиц. А уже после успешной проверки анкеты, оборудование получает индивидуальный номер от системы.

Дальше стоит переключиться к следующему этапу фискализации кассы: самостоятельно подсоединить всю технику к ПК, запустить оригинальную утилиту от прямого производителя онлайн-аппарата и выбрать функцию «Зарегистрировать». Далее в новом окне надо повторно ввести уникальный номер, выданный в налоговой службе, а также вписать сведения об операторе и полную информацию о владельце.

По завершении процедуры, устройство сформирует самый первый чековый документ, который надо сохранить для прохождения дальнейших шагов оформления кассы ИП (они находятся в кабинете ФНС с инструкцией). Когда персональная информация коммерсанта будет окончательно проверена, то работники фискального органа направят одобренную регистрацией карточку прямо в личный кабинет плательщика налогов. Именно с этого момента можно открыто использовать онлайн-кассу для расчётов с будущими клиентами.

Как выбрать подходящий ККТ

Правильный поиск онлайн-кассы для ИП тесно переплетён со спецификой их деятельности, объёмом нагрузки и форматом реализации продукции. Даже при довольно ограниченном бюджете можно легко отыскать практичное и опциональное оборудование. Стационарные аппараты бывают разными по стоимости и предоставляют щедрый перечень возможностей для ускорения обслуживания или полной автоматизации бизнеса. Поэтому при покупке подходящей модели надо акцентировать внимание на следующие параметры:

  • поддержка обмена данными со специальными программами (как ЕГАИС или «Честный знак») для продажи акцизных товаров;
  • поток клиентов (для работы минимальной пропускной способностью подойдёт и экономный вариант с обычной печатью);
  • метод подсоединения к сети (ради стабильного трафика в течение всей смены, кассу советуют подключать через Ethernet или Wi-Fi, хотя для выездных продаж подойдут модули 3G/4G);
  • товароучётная система (скидки, дисконт и аналогичные маркетинговые инструменты не активировать без smart-терминалов или аналогичных регистраторов, которые соединяются с вычислительным модулем);
  • формат печати (узкий экономичный формат чека или более широкий – около 8 см, что часто используется в супермаркетах);
  • интерфейсы (их набор и количество влияет на работу подключаемого оборудования – весов, дисплея, сканера штрих-кодов, денежного ящика или съёмного моноблока);
  • скрытые платежи и подводные камни (некоторые производители берут комиссию с чеков за дополнительные приложения).

Также существует и облачная онлайн-касса: уникальный сервис, который позволяет арендовать аппарат и подключаться через Интернет. Формально, касса не стоит на торговой точке, но используется за счёт личного кабинета, в удалённом режиме. Такая схема законна, но не всегда: её можно применять, если работаешь виртуально или когда нет определенного стационарного места приёма платежей (такси или клининг). Подобной группе бизнесменов можно выбрать простую технику со встроенной поддержкой:

  • Wi-Fi (подсоединяться и выходить через любую точку доступа);
  • модуля GSM (необходима sim-карта и подходящий тариф).

Для работы в транспортной или логистической сфере довольно часто берут портативные кнопочные кассы или терминалы с сенсорным дисплеем. Такие модели оснащены ёмкой батареей, которая выдерживает долгую автономную работу. В отдельных случаях рекомендуют учитывать перепады температуры и подбирать аппараты, которые не выйдут из строя при плохом климате.