Что изменилось к 2025 году

Онлайн-кассы стали обязательными для всех индивидуальных предпринимателей ещё несколько лет назад. Сегодня в 2025 году без применения кассы с подключением к оператору фискальных данных (ОФД) вести расчёты с клиентами запрещено.

Главные новшества последних лет:

  • обязательный переход на ФФД 1.2 для работы с маркированной продукцией;

  • регистрация кассы при замене ФН теперь проводится автоматически через ОФД (с 2025 года);

  • в чеках появились дополнительные реквизиты (например, коды маркировки Data Matrix).

Законодательные нормы

Основные требования закреплены в Федеральном законе №54-ФЗ. Онлайн-касса нужна ИП во всех случаях, когда принимаются наличные или безналичные платежи от физических лиц.

В 2025 году исключений практически не осталось. Онлайн-кассу обязаны использовать ИП:

  • на общей системе налогообложения;

  • на УСН, ПСН, ЕСХН;

  • при оказании услуг и продаже товаров;

  • при работе с подакцизной продукцией (алкоголь, табак).

Отсрочек больше нет — действуют единые правила для всех.

Как работает онлайн-касса для ИП

Онлайн-касса выполняет несколько задач одновременно:

  1. Формирует чек (на бумаге и/или в электронном виде).

  2. Передаёт данные о покупке оператору фискальных данных.

  3. ОФД направляет сведения в ФНС.

  4. Информация хранится во встроенном фискальном накопителе (ФН).

Современные кассы работают через Ethernet, Wi-Fi или 3G/4G-модем. Многие модели поддерживают отправку чеков по SMS или e-mail.

Фискальный накопитель (ФН) для ИП

ФН — обязательный элемент онлайн-кассы. Он хранит данные о продажах и обеспечивает их защиту.

В 2025 году актуальны только накопители ФН-1.2 (срок действия — 15 или 36 месяцев).

  • 15 месяцев — подходит для сезонного бизнеса, автономной работы или торговли подакцизными товарами.

  • 36 месяцев — оптимален для постоянной деятельности на спецрежимах (УСН, ПСН, ЕСХН).

Регистрация кассы ИП

Чтобы начать работу, необходимо:

  1. Приобрести кассу из реестра ФНС.

  2. Выбрать оператора фискальных данных (ОФД) и заключить договор.

  3. Подключить кассу к интернету.

  4. Зарегистрировать устройство:

    • через личный кабинет ФНС на nalog.ru;

    • либо автоматически при замене ФН через ОФД.

После регистрации касса получает уникальный номер и может использоваться в расчётах.

Как выбрать онлайн-кассу для ИП

При выборе кассы учитывайте:

  • Формат деятельности. Для выездной торговли — мобильные кассы с батареей, для стационарной точки — классический терминал.

  • Поддержка ФФД 1.2. Обязательно, если продаёте маркированные товары.

  • Способы подключения. Ethernet/Wi-Fi для стабильной связи, 3G/4G — для мобильного бизнеса.

  • Совместимость. Возможность подключения сканеров, весов, терминалов эквайринга.

  • Стоимость обслуживания. Включает покупку ФН, оплату ОФД и обновление прошивок.

Также доступны облачные кассы (работают через сервис, без физического аппарата). Это удобно для онлайн-торговли и сферы услуг.

Итоги

  • В 2025 году онлайн-касса обязательна для всех ИП.

  • Исключений и отсрочек больше нет.

  • Для работы с маркировкой нужен ФН-1.2 и ФФД 1.2.

  • Выбор кассы зависит от специфики бизнеса — от мобильных моделей до облачных сервисов.

  • Регистрация стала проще: часть процедур теперь автоматизирована.